Privatlivspolitik for Tetriis

Vi værner selvfølgelig om dit privatliv.

Derfor beder vi kun om oplysninger, når det giver mening i forhold til vores kommunikation med dig, eller hvis vi på andre måder skal hjælpe dig. Det kan for eksempel være, hvis du vil leje eller købe en bolig, vi opfører, eller du søger et job hos os.

Tetriis koncernen er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger. Denne privatlivspolitik beskriver hvordan dine personoplysninger indsamles, til hvilke formål de behandles og hvornår de slettes igen.

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på;

Tetriis A/S (CVR-nr. 31852765), Rentemestervej 14, 2400 København NV

persondata@tetriis.dk

I vores privatlivspolitik kan du blandt andet læse, hvornår vi indsamler oplysninger om dig, hvilke oplysninger vi indsamler, hvad vi bruger dem til og hvilke rettigheder du har.

  1. Hvilke oplysninger behandler vi om dig, og hvorfor?

Når du tilmelder dig et nyhedsbrev på vores hjemmeside, behandler vi disse oplysninger om dig:

  • Navn, e-mailadresse og i nogle tilfælde postnummer, samt eksisterende boligforhold.
  • Vi behandler dine personoplysninger for at kunne sende dig markedsføringsmateriale, herunder at målrette vores kommunikation med dig på baggrund af dine interesse- og fokusområder samt sende dig relevant markedsføring i form af bl.a. invitationer til arrangementer.
  • Vi fører også statistik for læsning og brug af vores nyhedsbreve, f.eks. om du trykker på et link i nyhedsbrevet, og om du åbner eller videresender nyhedsbrevet – vi registrerer ikke, hvem du videresender det til.
  • Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbreve, giver du samtykke til, at vi kan sende vores nyhedsbreve til dig. Vi sælger ikke dine oplysninger og du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet.
  • Vores behandling sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(a).
  • Vi sletter dine oplysninger senest 3 måneder efter du tilbagekalder dit samtykke eller på anden måde framelder dig nyhedsbrevet.

Når du kommunikerer med os via e-mail eller andre kanaler, behandler vi disse oplysninger om dig:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer.
  • Vi behandler dine personoplysninger for at kunne kommunikere med dig om den ønskede henvendelse.
  • Vores behandling sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne besvare din anmodning, databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(f).
  • Vi sletter dine oplysninger, når vi ikke længere har en legitim begrundelse til at opbevare dine oplysninger, hvilket er en konkret vurdering fra henvendelse til henvendelse.
  • Vi vil som udgangspunkt slette dine oplysninger senest 3 år efter sidste kontakt til dig i forhold til den konkrete henvendelse afhængig af henvendelsens indhold.

Når du søger en stilling hos os, behandler vi disse oplysninger om dig:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer.
  • Din ansøgning, eksamen, uddannelsesmæssig baggrund, CV og andre forhold, du oplyser os af relevans for vores behandling af din ansøgning.
  • Dit CPR-nr., hvis du selv fremsender det.
  • I særlige tilfælde behandler vi oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser. Dette gør vi dog kun, hvis du er en kvalificeret kandidat til en betroet stilling.
  •  Vi kan også behandle følsomme personoplysninger såsom politisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsoplysninger eller lign., men dette er kun, hvis du selv fremsender oplysningerne i din ansøgning eller dit CV.
  • Søger du job hos os, behandler vi dine personoplysninger for at foretage en vurdering inden indgåelsen af en eventuel ansættelseskontrakt.
  • Vores behandling sker på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere om du er den rette kandidat til jobbet, databeskyttelsesforordningen artikel 6.1(f) og hvor vi indhenter referencer, indsamler vi dit samtykke på baggrund af databeskyttelsesforordningen artikel 6.1(a).
  • Dit CPR-nr. behandles på baggrund af databeskyttelseslovens § 11.2, nr. 4, jf. § 7.1, jf. artikel. 9.2 (f), og dine følsomme personoplysninger behandles ud fra vores legitime interesse i at kunne vurdere om du kan varetage arbejdet, samt med henblik på fastlæggelse af evt. retskrav efter databeskyttelsesforordningen artikel 6.1(f) og art. 9. 2 (f).
  • Vi sletter dine oplysninger efter 6 måneder, medmindre du selv forlænger dit samtykke.

Når du deltager i et af vores arrangementer, behandler vi disse oplysninger om dig:

  • Til arrangementer som åbent hus, rejsegilde eller andre events bliver der taget billeder.
  • Billederne bliver brugt til markedsføring på de sociale medier som Facebook, Instagram og LinkedIn og på vores hjemmeside samt til brug for nyhedsbreve.
  • Hvor det er nødvendigt, indhenter vi dit samtykke.
  • Vores behandling sker på baggrund af databeskyttelsesforordningen artikel 6.1(a) dit samtykke og 6.1(f) vores legitime interesse i at kunne markedsføre os.
  • Vi sletter som udgangspunkt ikke situationsbilleder taget til et af vores arrangementer, da de ikke vil indeholde identificerbare personer.
  • Hvis du har givet samtykke til brugen af billeder, sletter vi billedet, når du tilbagekalder dit samtykke.

Når du bor til leje i en af vores boliger, behandler vi disse oplysninger om dig:

  • Dit navn, adresse, telefonnummer og mailadresse til oprettelse og ajourføring af forenings- og beboerkartotek samt til almindelig administration af dit lejerforhold.
  • Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme personoplysninger om dig, medmindre der er et særligt behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige tilretninger af din lejlighed, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud via serviceloven eller anden sociallovgivning eller oplysninger om opsætning af nøgleboks til brug for hjemmeplejen.
  • Oplysningerne bruges til varetagelse af den daglige lejeradministration, som f.eks. til sikring af indbetaling af korrekt husleje, kommunikation med dig, samt klager fra dig eller klager om dig modtaget fra en anden.
  • Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(c) for at opfylde lovkrav (herunder lejeloven, boligreguleringsloven og bogføringsloven), samt databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(b) for at kunne varetage elementer i lejekontrakten.
  • Behandlingen af bestyrelsesmedlemmernes CPR-nr. til brug for oprettelse af betalingsaftale hos Nets Denmark A/S sker efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 3.
  • Dine oplysninger slettes senest 5 år efter at du har opsagt dit lejemål og alle økonomiske mellemværende er afviklet.

Når du ejer en lejlighed i bolig, hvor vi er administrator for ejerforeningen, behandler vi disse oplysninger om dig:

  • Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand.
  • Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i ejerforeningen, herunder forbrugsregnskaber og adgangsnøgler.
  • Hvis medlemmer af ejerforeningen er en juridisk person, behandler vi tillige oplysninger om personer, som er ansat i, repræsenterer eller ejer den juridiske person.
  • Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i ejerforeningen, herunder forbrugsregnskaber og adgangsnøgler.
  • Tinglyste oplysninger som servitutter, rettigheder og gæld.
  • Oplysningerne bruges til varetagelse af den daglige boligadministration, som f.eks. registrering og afstemning af indbetalinger, registrering af ejerskifte, kommunikation med dig, udarbejdelse af årsrapporter og generalforsamlingsreferater m.v., opkrævning af medlemsbidrag og andre udgifter, der udspringer af dit medlemskab af ejerforeningen og udsendelse af påkrav, evt. særaftaler eller tilladelser om f.eks. husdyrhold, vedligeholdelsespligt, forbedringer eller udlejning, evt. klager fra dig eller klager om dig modtaget fra en anden.
  • Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
    • Databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(b) (for at opfylde administrationsaftalen med ejerforeningen),
    • Databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(f) (vores eller ejerforeningens legitime interesse i at kunne besvare generelle henvendelser omkring administrationsaftalen)
    • Databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(c) for at opfylde lovkrav (herunder boligreguleringsloven og bogføringsloven),
    • Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2 (3) til videregivelse af CPR-nr. til brug for oprettelsen til betalingsaftale.
  • Hvis administrationsaftalen mellem Tetriis og ejerforeningen ophører, vil vi som udgangspunkt opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 90 dage efter udløbet af den måned, hvor administrationsaftalen ophørte.
  • Vi kan dog i visse situationer, hvor det er relevant at gemme oplysninger som dokumentation for administrationsaftalen mellem ejerforeningen og os, opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 5 år fra udløbet af det regnskabsår, hvor dit medlemskab ophørte (hvor du er fraflyttet din bolig).
  1. Hvor får vi oplysningerne fra?

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Når vi behandler oplysninger om dig som beboer i en forening, vi administrerer, kan oplysningerne også komme fra:

• Den ejerforening, som du har købt din bolig af
• Ejendomsmægleren som du har købt eller lejet din bolig af.
• Borigo ApS, hvis du har oprettet en brugerprofil på platformen, som fungerer som ejerforeningens intranet.
• Din udlejer.
• Andre beboere i ejerforeningen eller lejerforeningen.

  1. Hvad indsamler vi fra andre kilder?

Vi modtager information om dig fra sociale medier som fx Facebook, LinkedIn og Instagram. De oplysninger, vi modtager, er almindelige personoplysninger som navn og interesser. Oplysningerne, vi modtager, styres af privatlivspolitikken på det relevante sociale medie, og vi opfordrer dig derfor til at læse den.

Vi er fælles dataansvarlige med LinkedIn, Facebook og Instagram i forbindelse med de cookies som indsamles om dig. Vi modtager i den forbindelse anonyme statistikker genereret på de oplysninger, der er indsamlet om dig. Hvis du ønsker at vide mere om cookies hos hhv. Facebook eller LinkedIn, skal du kontakte det sociale medie.

  1. Hvem modtager dine personoplysninger?

Vi behandler dine personlige oplysninger fortroligt og videregiver generelt ikke oplysningerne til tredjeparter.

Oplysningerne kan overlades til eksterne leverandører, som hjælper Tetriis med driften af virksomheden (databehandlere). I givet fald vil der være indgået en skriftlig aftale (databehandleraftale) om deres behandling af dine personoplysninger.

Som eksempel på databehandlere kan nævnes vores eksterne IT-konsulenter, cloudservices og andre elektroniske platforme samt administrator, herunder:

  • NTD ApS, som leverer vores IT-løsninger.
  • Microsoft ved brugen af deres Office 365-pakke.
  • Det Mindre Bureau, som administrerer vores hjemmeside og nyhedsbreve.
  • Den ejendomsadministrator, som administrerer vores udlejninger af

Når du ejer en bolig, hvor vi er administrator for ejerforeningen og boligen bliver sat til salg, videregives relevante oplysninger om boligen, herunder beboelses- og lejeforhold, til potentielle købere.

Når du lejer en bolig i en af vores ejendomme, kan lejekontrakten blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til din udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.

Hvis vi sælger den ejendom, hvor du har lejet en bolig, videregiver vi din lejekontrakt til den nye ejer af boligen. Dit CPR-nummer fremgår ikke af lejekontrakten.

Videregivelsen af almindelige personoplysninger sker på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6.1(a) samtykke, 6.1(c) retlig forpligtelse eller 6.1(f), vores legitime interesse er at sikre et vellykket salg af ejendommen.

  1. Overførsel til modtagere i tredjelande

I udgangspunktet overfører vi kun data indenfor EU. Hvis vi overfører dine oplysninger til eksterne selskaber uden for EU/EØS, sikrer vi, at der er truffet passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder ved at benytte Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser om dataoverførsel (som findes på Europa-Kommissionens hjemmeside) i vores aftaler med parter, som modtager personoplysninger. Hvis du har yderligere spørgsmål hertil, er du velkommen til at kontakte os ved at benytte kontaktoplysningerne øverst i dokumentet.

  1. Hvordan sikrer vi dine oplysninger?

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem

For at undgå datatab tager vi løbende back-up af vores datasæt. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, underretter vi dig hurtigst muligt om sikkerhedsbruddet.

  1. Hvilke rettigheder har du overfor os?

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Vil du gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på persondata@tetriis.dk Gør du brug af en af dine rettigheder, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald handlingen så hurtigt som muligt.

Når du kontakter os, skal du oplyse, hvem du er, og hvad du ønsker. Vi kan bede om at du dokumenterer din identitet, hvis det ikke fremgår tydeligt i din første henvendelse.

Dine rettigheder er:

  • Ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
  • Ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • En ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Det kan du gøre enten ved at bruge de frameldingsfunktioner, som er fremhævet i den seneste kommunikation modtaget fra os, eller ved at du kontakter os på persondata@tetriis.dk. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Der kan være betingelser eller begrænsninger til dine rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet eller sletning i det konkrete tilfælde – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

  1. Ændringer i persondatapolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre denne privatlivspolitik for at imødekomme nye teknologier, industripraksis, lovkrav eller andre formål. (Senest ændret den 31. maj 2023)